Zasady zakupu licencji

Większość naukowych czasopism, książek i baz danych jest udostępniana na zasadzie płatnych okresowych licencji (subskrypcji). MNiSW w ramach programu WBN dofinansowuje licencje akademickie tzw. krajowe i konsorcyjne. Licencje obu rodzajów są przeznaczone dla instytucji tworzących system szkolnictwa wyższego i nauki lub działających na rzecz tego systemu określonych w Artykule 7  ustępy 1 i 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Oficjalnym rejestrem podmiotów tworzących system szkolnictwa wyższego i nauki jest obecnie wykaz instytucji systemu POL-on prowadzonego przez MEiN na podstawie art. 342 ust. 3 pkt 4 oraz 346 ust. 1 ustawy. Licencje akademickie udzielane przez wydawców z reguły nie obejmują przedsiębiorstw komercyjnych, nawet jeśli przedsiębiorstwa te spełniają kryteria ustawowe. Wyjątkiem jest licencja krajowa Springer, która dopuszcza komercyjne jednostki naukowe.

Licencje krajowe są finansowane w całości ze środków MNiSW, a ich zakup jest realizowany przez ICM, za wyjątkiem licencji Ebsco, której zakup jest realizowany przez PCSS. Instytucja, która chce korzystać z zasobów licencji krajowych nie ponosi żadnych kosztów i musi tylko przesłać do ICM zgłoszenie, w którym zobowiązuje się do przestrzegania zasad licencji, oraz podać swoje sieciowe numery IP, które zostaną zarejestrowane przez ICM na serwerach wydawców. Zgłoszenia do licencji krajowych przyjmowane są w sposób ciągły. Patrz także: Lista instytucji zgłoszonych do licencji krajowych, Zgłoszenia, Licencje.

Licencje konsorcyjne są kupowane dla zainteresowanych instytucji, które partycypują w kosztach zakupu. Koszty licencji wynikają z cennika konsorcyjnego uzgadnianego przez ICM z wydawcą i z instytucjami i mogą zależeć od rodzaju instytucji, liczby pracowników i studentów, statystyki dotychczasowego użytkowania lub wartości dotychczasowej prenumeraty u danego wydawcy. Instytucja opłaca składkę konsorcyjną w wysokości 50% kosztu brutto swojej licencji, a pozostała część kosztu jest dofinansowana ze środków MNiSW. Licencje konsorcyjne są kupowane na okres roku kalendarzowego. W drugiej połowie roku uzgadniane są cenniki na rok kolejny, a następnie ICM zbiera zgłoszenia uczestników, rozpoczyna procedury zamówień publicznych i przygotowuje umowy z wydawcami i uczestnikami konsorcjów na rok kolejny. Patrz także: Zgłoszenia do licencji konsorcyjnych, Licencje.

Zamówienia publiczne. Zakup licencji konsorcyjnych jest realizowany w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzanych przez ICM w imieniu uczestników, na podstawie upoważnień, które uczestnicy wystawiają wraz ze zgłoszeniem zamiaru udziału w konsorcjum. ICM rozpoczyna postępowania w październiku-listopadzie po uzyskaniu dofinansowania MNiSW dla wszystkich zgłoszonych uczestników i na bieżąco udostępnia uczestnikom dokumentację postępowania. W ramach postępowania zawierane są umowy, których forma i kolejność zależy od tego, kto jest koordynatorem licencji odpowiedzialnym za pobieranie składek od uczestników oraz obsługę dostępu, w tym rejestrację sieciowych numerów IP na serwerach wydawców.

Licencje konsorcyjne koordynowane przez ICM (ACS, CAS SciFinder, IOP, Math, ProQuest i Reaxys): w tych przypadkach ICM zawiera w pierwszej kolejności umowy konsorcyjne z uczestnikami, a następnie umowę na zakup dostępu z wydawcą.

Inne licencje konsorcyjne są koordynowane przez firmy komercyjne będące wyłącznymi przedstawicielami wydawców lub przez samych wydawców. Zakup takiej licencji jest realizowany na podstawie umowy na dofinansowanie konsorcjum zawieranej pomiędzy ICM i koordynatorem oraz umów subskrypcyjnych zawieranych pomiędzy instytucjami i koordynatorem.

Ostatnia aktualizacja: 24.09.2021