Zasady zakupu licencji

Większość naukowych czasopism, książek i baz danych jest udostępniana na zasadzie płatnych okresowych licencji (subskrypcji). MNiSW w ramach programu WBN dofinansowuje licencje akademickie tzw. krajowe i konsorcyjne. Licencje obu rodzajów są przeznaczone dla instytucji tworzących system szkolnictwa wyższego i nauki lub działających na rzecz tego systemu określonych w Artykule 7  ustępy 1 i 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Oficjalnym rejestrem podmiotów tworzących system szkolnictwa wyższego i nauki jest obecnie wykaz instytucji systemu POL-on prowadzonego przez MEiN na podstawie art. 342 ust. 3 pkt 4 oraz 346 ust. 1 ustawy. Licencje akademickie udzielane przez wydawców z reguły nie obejmują przedsiębiorstw komercyjnych, nawet jeśli przedsiębiorstwa te spełniają kryteria ustawowe. Wyjątkiem jest licencja krajowa Springer, która dopuszcza komercyjne jednostki naukowe.

Licencje krajowe są finansowane w całości ze środków MNiSW, a ich zakup jest realizowany przez ICM, za wyjątkiem licencji Ebsco, której zakup jest realizowany przez PCSS. Instytucja, która chce korzystać z zasobów licencji krajowych nie ponosi żadnych kosztów i musi tylko przesłać do ICM zgłoszenie, w którym zobowiązuje się do przestrzegania zasad licencji, oraz podać swoje sieciowe numery IP, które zostaną zarejestrowane przez ICM na serwerach wydawców. Zgłoszenia do licencji krajowych przyjmowane są w sposób ciągły. Patrz także: Lista instytucji zgłoszonych do licencji krajowych, Zgłoszenia, Licencje.

Licencje konsorcyjne są kupowane dla zainteresowanych instytucji, które partycypują w kosztach zakupu. Koszty licencji wynikają z cennika konsorcyjnego uzgadnianego przez ICM z wydawcą i z instytucjami i mogą zależeć od rodzaju instytucji, liczby pracowników i studentów, statystyki dotychczasowego użytkowania lub wartości dotychczasowej prenumeraty u danego wydawcy. Instytucja opłaca składkę konsorcyjną w wysokości 50% kosztu brutto swojej licencji, a pozostała część kosztu jest dofinansowana ze środków MNiSW. Licencje konsorcyjne są kupowane na okres roku kalendarzowego. W drugiej połowie roku uzgadniane są cenniki na rok kolejny, a następnie ICM zbiera zgłoszenia uczestników, rozpoczyna procedury zamówień publicznych i przygotowuje umowy z wydawcami oraz porozumienia z uczestnikami konsorcjów na rok kolejny. Patrz także: Zgłoszenia do licencji konsorcyjnych.

Zamówienia publiczne i umowy. Zakup licencji konsorcyjnych jest realizowany w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzanych przez ICM w imieniu uczestników, na podstawie porozumień, które uczestnicy podpisują z ICM, oraz na podstawie umów, które ICM zawiera z wydawcą lub przedtawicielem wydawcy w imieniu uczestników. W przypadku licencji konsorcyjnych koordynowanych bezpośrednio przez ICM (w 2024 r. są to ACS, IOP i Reaxys) uczestnicy konsorcjum wpłacają opłaty subskrypcyjne (koszty licencji pomniejszone o dofinansowanie) do ICM. W przypadku innych licencji, króre są koordynowane przez samego wydawcę lub przedstawiciela wydawcy, uczestnicy podpisują porozumienia z ICM oraz tzw. formularze zamówienia, na podstawie których wpłacają opłaty subskrypcyjne (koszty licencji pomniejszone o dofinansowanie) do koordynatora.

Ostatnia aktualizacja: 02.10.2024